Prohlášení o ochraně údajů týkající se náboru zaměstnanců

Správcem zpracování vašich osobních údajů způsobem popsaným v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů je společnost Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Německo

‏(dále jen „Henkel“, „my“, „nás“ nebo „námi“).

Máte-li dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů, obraťte se e-mailem nebo dopisem na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů: c/o Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, D 40191 Düsseldorf, Německo, e-mail: Datenschutz@henkel.com. 

Vaše osobní údaje zpracováváme, jakmile se ucházíte o zaměstnání ve skupině Henkel nebo se chcete zaregistrovat do naší banky talentů ‏(talent pool). Pokud se ucházíte o pracovní místo nebo si zřídíte účet v komunitě našich talentů, vyžádáme si od vás tyto osobní údaje:

• základní údaje o žadateli ‏(osobní údaje, např. jméno a příjmení, věk atd.);
• kontaktní údaje ‏(adresa, e-mail, telefonní číslo atd.);
• údaje k žádosti o zaměstnání ‏(informace o vzdělání, předchozích zaměstnáních, životopis atd.);
• informace o oblastech zájmu ‏(údaje o pracovních místech, o něž máte zájem nebo která by vás mohla zajímat atd.).

Uvedené osobní údaje získáváme přímo od vás, jakmile se ucházíte o pracovní místo ve skupině Henkel, při podání žádosti o zaměstnání a výběrovém řízení ‏(např. během ‏(video) pohovorů), nebo pokud máte zájem zaregistrovat se do naší banky talentů a zůstat v kontaktu pro účely dalších náborů ‏(např. zaškrtnutím příslušného políčka při podávání žádosti o zaměstnání). Datová pole označená hvězdičkou ‏(*) jste povinni vyplnit pro potřeby vyřizování žádosti o zaměstnání a výběrového řízení. Dodatečné informace nám v tomto procesu mohou posloužit podle toho, o jakou pracovní pozici se ucházíte.

Profesní údaje o vaší osobě můžeme také získat z vašeho veřejného profilu na LinkedIn a poté vás oslovit s pracovní nabídkou.

3.1    Postup při vyřizování žádostí o zaměstnání a výběrových řízeních

vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• k vytvoření obecného profilu k žádosti o zaměstnání, který budeme využívat a z něhož budeme vycházet u všech vašich dalších žádostí ‏(obecný profil spojený s žádostí o zaměstnání lze kdykoli změnit po přihlášení do osobního účtu); 
• Vytvoření personalizovaného upozornění na pracovní příležitosti, abyste mohli dostávat nové pracovní nabídky zveřejněné na stránce splňující vaše vyhledávací kritéria. Z odběru upozornění na pracovní příležitosti se můžete kdykoli odhlásit přes odkaz uvedený v každém e-mailu, který vám posíláme, nebo aktualizací preferencí ve vašem profilu;
• k vyřízení vaší žádosti o zaměstnání a pro účely výběrového řízení, včetně posouzení žádosti a případných ‏(video) pohovorů;
• k nezbytným dodatečným procesům spojeným s podáním žádosti o zaměstnání a výběrovým řízením ‏(např. pro účely povinných hlášení, nahlížení do seznamu osob podléhajících sankcím atd.).

Pokud vás přijmeme do zaměstnání, pak tyto osobní údaje zpracováváme ve spojitosti s vyřízením žádosti o zaměstnání a výběrovým řízením a také proto, abychom vás mohli zařadit do naší banky talentů a nabízet vám příslušné služby, viz čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR.

Všechny vaše žádosti o zaměstnání, včetně jejich stavu, bude mít k dispozici náš náborový personál a pověřený vedoucí pracovník personálního oddělení, čímž je zajištěna transparentnost při výběrovém řízení.

Vaši žádost o zaměstnání uchováme po dobu 6 měsíců, abychom vyhověli právním požadavkům na zdokumentování postupu při podávání žádosti o zaměstnání a výběrovém řízení, viz čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR a váš obecný profil po dobu 12 měsíců od poslední aktualizace.

Pokud se ucházíte o pracovní místo v USA nebo Portoriku, uchováme vaši žádost o zaměstnání po dobu 36 měsíců, abychom vyhověli místním požadavkům na zdokumentování postupu při podávání žádosti o zaměstnání a výběrovém řízení, viz čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

Pokud se ucházíte o pracovní místo v Indonésii, uchováme vaši žádost o zaměstnání po dobu 60 měsíců, abychom vyhověli místním požadavkům na zdokumentování postupu při podávání žádosti o zaměstnání a výběrovém řízení, viz čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

Pokud se ucházíte o pracovní místo v Singapuru, uchováme vaši žádost o zaměstnání po dobu 24 měsíců, abychom vyhověli místním požadavkům na zdokumentování postupu při podávání žádosti o zaměstnání a výběrovém řízení, viz čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR.

3.2 Banka talentů ‏(talent pool)

Vaše osobní údaje zpracováváme také pro účely provozování banky talentů:

• k vytvoření profilu v bance talentů, díky němuž s vámi zůstaneme v kontaktu a který budeme brát v potaz u dalších pracovních nabídek ‏(pokud jste s tím souhlasili, např. zaškrtnutím příslušného políčka při podávání žádosti o zaměstnání v souvislosti s nabízenou pracovní pozicí nebo při vyřizování žádosti a výběrovém řízení);
• k tomu, abychom vás informovali o skupině Henkel jakožto zaměstnavateli, pracovních příležitostech a nových pracovních nabídkách, pokud jste se rozhodli zařadit do banky talentů ‏(viz výše);
• pokud jste se zaregistrovali do banky talentů a potvrdili souhlas s přijímáním informací, budeme vás informovat e-mailem o našich aktivitách spojených se značkou zaměstnavatele.

Osobní údaje určené pro tyto účely zpracováváme na základě vašeho souhlasu, viz čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR. Váš souhlas si vyžádáme buď přímo při podávání žádosti o zaměstnání nebo výběrovém řízení, elektronickou poštou nebo zaškrtnutím příslušného políčka při vyplňování formuláře. Souhlas jste oprávněni kdykoli odvolat v nastavení svého účtu nebo svůj účet kdykoli smazat. O svém požadavku svůj souhlas odvolat nás můžete informovat také přes výše uvedené kontaktní údaje. Poté už vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat ani Vám zasílat příslušné informace. To však neznamená, že zpracování údajů před odvoláním souhlasu bylo nezákonné.

Váš profil v bance talentů zůstane uložen po dobu 24 měsíců po registraci nebo poslední aktualizaci profilu. Svůj profil v bance talentů můžete kdykoli smazat, včetně všech souvisejících osobních údajů, a to po přihlášení do banky přes volbu „odstranit“.

Pokud se nacházíte v Severní Americe, uchováme váš profil talentového fondu po dobu 36 měsíců poté, co se zaregistrujete do fondu talentů nebo poté, co byl profil fondu talentů naposledy aktualizován. Svůj profil v bance talentů můžete kdykoli smazat, včetně všech souvisejících osobních údajů, a to po přihlášení do banky přes volbu „odstranit“.

3.3 Video pohovor

U některých pracovních pozic budeme v náborovém procesu zpracovávat i vaše osobní údaje z video pohovorů. Mějte prosím na paměti, že video pohovor je vždy nepovinnou součástí náborového procesu. Pokud s podmínkami video pohovorů nebudete souhlasit, i tak zůstanete účastníkem celého náborového procesu, aniž by pro vás z odmítnutí vyplynuly jakékoli negativní důsledky.

Ve věcech technické podpory může mít k vašim osobním údajům přístup tým technické podpory HireVue se sídlem v USA.

Osobní údaje určené pro tyto účely zpracováváme na základě vašeho souhlasu, viz čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR. Související předávání údajů do třetích zemí – zde: do USA – probíhá na základě vašeho souhlasu a také na základě čl. 49 odst. 1 pododst. 1 písm. a GDPR. Před zahájením video pohovoru / shromažďováním dat si od vás vyžádáme souhlas s přístupem týmu technické podpory HireVue k příslušným údajům. Svůj souhlas můžete odvolat tak, že se na nás obrátíte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů a dáte nám vědět, že si ho přejete odvolat. Poté už vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat ani vám zasílat příslušné informace. To však neznamená, že zpracování údajů před odvoláním souhlasu bylo nezákonné.

Další informace o přístupu týmu technické podpory HireVue k vašim osobním údajům naleznete níže:

• Totožnost příjemce:
  • tým technické podpory HireVue
• Země, do níž budou údaje předávány pro účely technické podpory:
  • Jordan, Utah – Spojené státy americké
• Proč je postoupení (v omezené míře) nezbytné?
  • Bez výměny údajů se záležitosti technické podpory neobejdou. Při technických obtížích systému HireVue se do věci zapojí tým technické podpory.
  • Tým technické podpory bude občas potřebovat přístup k platformě HireVue, aby na ní prozkoumal/zkontroloval případné technické komplikace.
• Typ údajů, které budou přístupné
  • Tým technické podpory HireVue bude mít přístup pouze k údajům, které přímo souvisejí s konkrétními technickými obtížemi.
  • Tým technické podpory HireVue nebude mít přístup k žádným dalším údajům.
  • K údajům, k nimž lze získat přístup, patří: kontaktní údaje, údaje o předchozím zaměstnání, údaje z osobního života, údaje formou videozáznamu.
• Rizika postupování údajů:
  • Vezměte prosím na vědomí, že ve třetích zemích ‏(USA), do nichž mohou být vaše osobní údaje předány, nemusejí být zavedena žádná odpovídající ochranná opatření.
  • Podle evropských právních předpisů není v USA zaručena odpovídající úroveň ochrany údajů.
  • Vezměte prosím také na vědomí, že ve třetí zemi (USA):
    • nemusí existovat žádný orgán dohledu,
    • a/nebo žádné zásady ochrany údajů,
    • a/nebo subjektům údajů nemusejí být přiznána žádná práva.

Potenciální rizika spojená s postupováním údajů mohou souviset s neoprávněným přístupem, ztrátou údajů nebo jejich nežádoucí úpravou.

3.4 Ověřování spolehlivosti

Všichni uchazeči o pracovní místa v Severní Americe (bez ohledu na jejich národnost) se budou muset podle severoamerických předpisů před podpisem smlouvy podrobit ověřování spolehlivosti.
Ověřování spolehlivosti je nepostradatelný nástroj k odhalení uchazečů, kteří pro danou organizaci představují legitimní hrozbu vzhledem ke svému chování v minulosti. Ověřování spolehlivosti ve skutečnosti často bývá tou nejlepší ochranou před nároky vyplývajícími z nedbalosti v náboru zaměstnanců a udržení zaměstnanců. Zaměstnavatelé tím mohou ochránit svou značku, pověst, zákazníky, zaměstnance a zabránit finančním ztrátám.

Hlavní důvod, proč ověřovat spolehlivost uchazečů, spočívá ve snaze zabránit újmě nebo právní odpovědnosti nejrůznějšího druhu vůči zaměstnavateli nebo ostatním, včetně újmy způsobené:

• ostatním zaměstnancům formou sexuálního obtěžování nebo násilí na pracovišti;
• interním a externím zákazníkům organizace, např. sexuálním útokem v prostorách firmy;
• podnikání zaměstnavatele formou finanční ztráty nebo poškození image a reputace;
• a dále k zajištění ochrany právních nároků, např. ve spojitosti s nedbalostí při náboru zaměstnanců, je závažným důvodem k důkladnému vyhledání uchazečů o zaměstnání v rejstřících trestů. Víceúrovňové vyhledávání v rejstřících trestů může zásadní měrou svědčit o tom, že zaměstnavatel věnoval náboru zaměstnanců náležitou péči.

V mezích společnosti Henkel, jakožto mateřské společnosti globální skupiny společností Henkel, budeme vaše osobní údaje sdílet s dalšími pobočkami nebo dceřinými společnostmi Henkel po celém světě v zemích, pro něž jste zaregistrovali svou žádost o zaměstnání, včetně zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, kde možná není zajištěna stejná úroveň ochrany údajů. Na všechny tyto subjekty se vztahuje toto prohlášení o ochraně osobních údajů i další opatření zajišťující odpovídající úroveň ochrany údajů, která je rovnocenná úrovni zajišťované v Evropské unii, např. uzavření standardních doložek o ochraně údajů vydaných Komisí EU podle čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR. Seznam všech pracovišť a poboček společnosti Henkel naleznete na našich webových stránkách.

Při vyřizování žádostí o zaměstnání, výběrových řízeních a správě banky talentů se rovněž spoléháme na externí poskytovatele služeb, kteří jsou přísně vázáni našimi nařízeními a nemusí vaše osobní údaje zpracovávat pro vlastní účely. Jedná se o zpracovatele údajů podle čl. 28 GDPR.

Při účasti headhunterů ‏(„lovců hlav“) nebo náborových agentur budou informace ohledně konkrétního procesu sdíleny s headhunterem/agenturou, avšak pouze v rámci příslušného procesu.

Vstupní stránky a registrační portály komunity talentů společnosti Henkel využívají některé soubory cookies, které jsou nepostradatelné, protože návštěvníkům umožňují pohybovat se po portálu a využívat jeho funkce, např. vstupovat do zabezpečených oblastí, a dále také podat více žádostí o zaměstnání nebo využít v žádosti připojení k sociálním sítím.
Základní soubory cookies využívané na portálech

• Krátkodobé, dočasné (session cookies) ‏(ScustomPortal-{portalUrlPath}): udržují přihlášení uživatele přes soukromé oblasti portálu.
• Soubory cookies spojené s jazykovou předvolbou ‏(portalLanguage-{portalId}): ukládají aktuální jazyk, který si uživatel na portálu zvolil.
• Pole tokenů proti útoku CSRF ‏(tokenField): Používá se na ochranu před útokem CSRF (pouze pro přihlášené uživatele).
• Preference ohledně souhlasu se soubory cookies ‏(userCookieConsent-{portalUrlPath}): ukládají typy souborů cookies, které uživatelé povolí/odmítnou na portálech s povolenou funkcí správy souborů cookies, takže už nemusí svůj souhlas obnovovat při každém zobrazení/návštěvě stránky.

Na jak dlouho se cookies ukládají?

• Krátkodobé, dočasné soubory cookies: dokud nezavřete prohlížeč
• Soubory cookies spojené s jazykovou předvolbou: dokud nezavřete prohlížeč
• Pole tokenů proti útoku CSRF: 1 hodina
• Preference ohledně souhlasu se soubory cookies: trvale

Další informace o souborech cookies a dalších technologiích využívaných na našem webu a o jejich účelu naleznete na našich webových stránkách v části „Cookies“ a „Nastavení souborů cookies“. Tam pak také můžete svůj souhlas kdykoli v budoucnu odvolat přes deaktivaci příslušného nastavení souborů cookies.

Jako subjekt údajů máte následující práva týkající se vašich osobních údajů:

• právo na přístup ke svým osobním údajům a právo obdržet jejich kopii;
• právo na opravu;
• právo na výmaz ‏(tzv. „právo být zapomenut“);
• právo omezit využití svých osobních údajů;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo odvolat svůj souhlas;
• právo podat stížnost u orgánu dohledu.

Za určitých okolností máte také právo vznést námitku proti používání svých osobních údajů. Např. ‏(i) pokud k tomu máte důvody vzhledem ke konkrétní situaci, která nastala na vaší straně, a pokud vaše osobní údaje využíváme v oprávněných zájmech podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR ‏(nebo třetích stran); a ‏(ii) pokud vznesete námitku proti používání vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Po přihlášení do obecného profilu k žádosti o zaměstnání nebo profilu v bance talentů můžete k údajům snadno přistupovat, opravovat je a mazat a rovněž odvolat svůj souhlas. Obecný profil k žádosti o zaměstnání nebo profil v bance talentů můžete kdykoli odstranit.

Svá práva můžete uplatnit přes výše uvedené kontaktní údaje.